Cada vez son más las Asociaciones Sin Fines de lucro –ASFL- y particularmente las de beneficio a tercero que desarrollan procesos de fortalecimiento institucional. Unas, probablemente la mayoría, los procesos responden a la demanda de las agencias donantes; otras, para adecuarse a las exigencias del mercado de desarrollo y poder tener acceso a financiamiento de la cooperación de gobiernos y organismos multilaterales, y probablemente las menos, lo hacen como resultados de las reflexiones internas de sus consejos directivos, su personal y muy raro, pero se dan los casos, el fortalecimiento responde a demanda de calidad en los servicios de su población meta. En cualquiera de los casos estos ejercicios de fortalecimiento institucional son positivos siempre que participe efectivamente el personal y se logre una identificación del mismo con el proceso de cambio.
En este artículo pretendemos indicar, lo que a nuestro juicio, son características esenciales para desarrollar un proceso de fortalecimiento institucional real que permita efectivamente cambios positivos en la ASFL.
Sin importar las razones que impulsaron el inicio de un proceso de fortalecimiento de una ASFL debe contar con la participación de todos los actores institucionales, ser un proceso desarrollado simultáneamente en las distintas instancias y que se trabaje en todas las dimensiones.
El fortalecimiento Institucional debe contar con la participación de todos los actores institucionales. Debe ser liderado por un equipo interno, con asistencia de consultores externos o sin ella, pero nunca sin la existencia de un equipo conformado por personal de la institución, con representación de los diferentes departamentos y/o áreas. Tomada la decisión de impulsar un proceso fortalecimiento el primer paso debe ser la formación de ese equipo interno, que repito, puede contar o no con asesoría externa. Particularmente considero oportuno que participen consultores o una compañía consultora, que facilite el proceso, no que lo dirija.
El equipo interno integrado por gerentes, técnicos y trabajadores de las distintas áreas, con equidad de género, que efectivamente se transforme en un equipo de trabajo e integre a todo el personal al proceso. Un objetivo del equipo es facilitar para que todo el personal se involucre, se exprese y al final se identifique con los resultados alcanzados. Es una condición fundamental para que el proceso sea real y produzca cambios efectivos en la ASFL.
El proceso de fortalecimiento institucional debe ser simultáneo. Debe discutirse en todos los departamentos e instancias institucionales al mismo tiempo, no necesariamente el mismo día, en la etapa del proceso, es decir que si se discute una propuesta de “ejes estratégicos del trabajo institucional”: Los departamentos, las áreas y “una representación de la población con la que trabaja discuta los ejes estratégicos y presente sus conclusiones.
Los resultados de esas discusiones se presentan en el equipo “líder”, pondera, afina y finalmente el resultado los presenta al “consejo de directores” que lo aprueba como se presentaron o recomienda cambios. El consejo de directores debe conocer “todos los pro y contra presentado por los departamentos” y argumentar sus conclusiones. Los ejes estratégicos de trabajo aprobado”, o la parte del documento sometido deben volver a todas las instancias, no para una nueva discusión, sino para que lo conozcan y lo asumen. Este es un rol muy importante del equipo líder.
En muchos procesos de fortalecimiento institucional se discuten todos los aspectos del ambiente interno, del ambiente externo, todo el proceso y se presenta un borrador de documento de fortalecimiento al “Consejo de Directores” quienes lo aprueban. El resultado aprobado regresa al equipo líder para socializarlo.
Ambas metodologías, discusiones por temas o total y la aprobación de los resultados internos son válidas, siempre que el Consejo de directores argumente los cambios de contenido que inserten en las propuestas presentada por el personal a través del equipo líder.
Los procesos de fortalecimiento institucional deben ser multidimensionales. Un efectivo proceso de fortalecimiento interno no puede enfocarse en la dimensión organizativa, administrativa, de recursos humanos, de áreas de trabajo, de política territorial y de la población de la institución debe y tiene que abarcar todas las dimensiones y hacer propuestas en todas dimensiones institucionales, un efectivo proceso de fortalecimiento institucional debe ser global.
Con frecuencia los procesos de fortalecimiento institucional se centran el “fortalecer la organización”, identificación de equipos que requiere la institución, vehículos necesario, infraestructura y no consideran de manera adecuada el fortalecimiento de la Institución, que va más allá de las cuestiones administrativas y organizativas y se enfoca en la “razón de ser de la ASFL, en la Visión y Misión, en los ejes estratégicos, en las políticas de alianzas. En otros casos los procesos son inversos y solo se enfocan en la “institucionalidad”, en los estatutos, en la misión y visión y no en los recursos humanos, en la estructura administrativa, en equipamiento.
Finalmente, un proceso de fortalecimiento institucional liderado por un equipo interno es recomendable que cuente con un experto/a Coaching, con experiencia en trabajo de ASFL y que pueda contratar con consultores puntuales en áreas específicas, por ejemplo un/a especialista en RRHH que trabaje una propuesta salarial, de incentivos del personal, pues no hay procesos de fortalecimiento real sino no hay identificación del personal con los resultados del proceso y con la institución y la identificación del personal con la institución no existe efectivamente si el personal no está motivado e incentivado en termino de reconocimiento de su rol institucional, social y económicamente se siente reconocido.